Pracodawca nie ma prawa przekazywać do izby pielęgniarek imiennej listy z wysokością pobranej składki członkowskiej od konkretnej pielęgniarki

Przekazywanie informacji o składkach członkowskich na rzecz samorządu zawodowego pielęgniarek i położnych

Pracodawca, przekazując samorządowi zawodowemu pielęgniarek i położnych informacje dotyczące składek członkowskich odprowadzonych w imieniu poszczególnych osób, musi zachować ostrożność, by nie doszło przy tym do ujawnienia danych o wysokości ich zarobków.

Pielęgniarki i położne zatrudnione w placówkach leczniczych, zgodnie z obowiązującymi dla wymienionych zawodów przepisami, są zobligowane do płacenia składek na rzecz okręgowej izby pielęgniarek i położnych (OIPiP). Przed rozpoczęciem stosowania RODO pracodawcy przesyłali okręgowym izbom informacje zawierające numer prawa wykonywania zawodu wraz z przypisaną do niego kwotą odprowadzonej w imieniu danej osoby miesięcznej składki na rzecz OIPiP. Po 25 maja 2018 r. zaniechali tej praktyki i udostępniają jedynie informacje o globalnej miesięcznej kwocie odprowadzonych składek, bez informacji, od kogo indywidualnie one pochodzą.

Ponieważ takie postępowanie stanowi utrudnienie w działalności izb pielęgniarek i położnych, do Prezesa UODO kierowane były pytania, czy możliwe byłoby powrócenie do wcześniejszej praktyki.

Co stanowią przepisy o składkach na izbę pielęgniarek

W udzielonych wyjaśnieniach Prezes UODO wskazał, że pielęgniarki i położne zatrudnione w placówkach leczniczych są zobligowane do przynależności do samorządu zawodowego i opłacenia na jego rzecz składek członkowskich. Przesądzają o tym przepisy ustawy z 1 lipca 2011 r. o samorządzie pielęgniarek i położnych (art. 2 ust. 3 oraz art. 11 ust. 2 pkt 11).

Ustawa ta w art. 20 pkt 11 wskazuje również, że Krajowy Zjazd, który jest najwyższym organem Naczelnej Izby Pielęgniarek i Położnych, w drodze uchwały określa wysokość i częstotliwość wpłat składki członkowskiej oraz zasady jej podziału.

W ocenie Prezesa UODO, powołane przepisy ‒ ustanawiające obowiązek płacenia składki członkowskiej ‒ stanowią podstawę do przetwarzania jedynie tych danych, które są niezbędne do realizacji tego konkretnego celu.

Informacje o pobranych składkach w zgodzie z zasadami z RODO

W sytuacji, kiedy przepisy szczególne nie wskazują dopuszczalnego zakresu przetwarzania danych osobowych, należy bowiem zastosować przepisy RODO, tak aby podejmowane działania nie naruszały ochrony danych osobowych oraz prawa do prywatności osób, których dane dotyczą. Istotne jest przestrzeganie m.in. zasad celowości oraz legalności, o których mowa w art. 5 ust. 1 RODO, ponieważ w tym przypadku przetwarzanie danych odbywa się w związku z realizacją obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą. Niezgodne z prawem byłoby więc np. przekazywanie innych danych osobowych pracowników, które wykraczają poza to, co niezbędne i adekwatne do osiągnięcia celu, w którym dane są przetwarzane.

Wysokość wynagrodzenia pielęgniarek pod ochroną

Sam obowiązek płacenia składki członkowskiej nie stanowi dla pracodawcy podstawy do przekazywania informacji o zasadach wynagradzania oraz nie daje podstawy prawnej do wnioskowania przez okręgową izbę o informacje na temat wysokości wynagrodzenia poszczególnych pielęgniarek i położnych. Zaznaczyć należy, że jeżeli przepisy prawa powszechnego nie wskazują wprost na określone kompetencje samorządu pielęgniarek i położnych, to takiego uprawnienia nie można domniemywać.

Prezes UODO przypomina ponadto, że wynagrodzenie stanowi dobro osobiste pracownika oraz jego dane osobowe, które pracodawca ma obowiązek chronić przed nieuprawnionym dostępem.

Ważny sposób obliczania składki do pielęgniarki

Istotny dla przekazywania okręgowym izbom pielęgniarek i położnych informacji o odprowadzaniu składek w imieniu konkretnego pracownika jest też sposób obliczania wysokości składki członkowskiej. Należy bowiem rozróżnić sytuację, w której składka pobierana jest kwotowo, tj. w kwocie stałej dla wszystkich członków, od tej, w której naliczana jest procentowo od wysokości wynagrodzenia.

Potrącanie z wynagrodzenia składki członkowskiej stałej dla wszystkich członków, oraz przekazywanie imiennej listy pracowników (czy też listy pracowników, która zamiast imienia i nazwiska będzie zawierała numer prawa wykonywania zawodu, który również identyfikuje danego pracownika) wraz z kwotą tej składki nie narusza przepisów o ochronie danych osobowych, ponieważ nie wskazuje na wysokość wynagrodzenia określonego pracownika.

Natomiast jeżeli wysokość składki stanowi określoną wartość procentową wynagrodzenia pracownika i jej wskazanie umożliwi określenie wysokości wynagrodzenia konkretnego pracownika, to w ocenie organu ochrony danych osobowych, przekazywanie takiej informacji jest sprzeczne z zasadami ochrony danych określonymi w art. 5 ust. 1 RODO oraz przepisami o ochronie danych osobowych, ponieważ w ten sposób pracodawca pośrednio ujawni informację o wysokości wynagrodzenia pracownika.

źródło: Urząd Ochrony Danych Osobowych